Administratieve organisatie / interne beheersing

5/5 (5)
administratieve organisatie

Op de verschillende pagina’s van deze website wordt uitgelegd hoe een goede administratie gevoerd dient te worden. Echter wordt hiermee niet bereikt dat alle opbrengsten die zouden moeten worden verantwoord in de administratie ook daadwerkelijk verantwoord zijn. Om de volledigheid van de omzet te waarborgen dient er gekeken te worden naar het vakgebied administratieve organisatie. Ook wel interne beheersing, interne controle of bestuurlijke informatievoorziening genoemd.

De methoden die worden toegepast om zekerheid te verkrijgen dat de opbrengsten volledig zijn verantwoord betreffen:

  • Waardekringloopmodel
  • Capaciteitsbeweging
  • Contractcreatieregister
  • Urenbeweging
  • Inlichtingen van derden

Deze methoden zullen hierna uitgebreid worden besproken. Hierbij wordt een onderscheid gemaakt tussen de volgende typologieën: handelsbedrijven, productiebedrijven en dienstverlenende bedrijven.




Handelsbedrijven

De specifieke kenmerken waar een handelsbedrijf veelal mee te maken heeft zijn:

  • Verkoop op rekening en het daarmee gepaard gaande debiteurenbeheer
  • Kortingen en prijswijzigingen
  • Wijzigingen in het assortiment
  • (Incourante) voorraad.

Waardekringloopmodel

Bij een handelsbedrijf is er sprake van een sterke relatie tussen de opgeofferde en verkregen waarden. Er kan hierdoor gebruik worden gemaakt van het waardenkringloop. De goederenbeweging is namelijk de belangrijkste houvast voor de controle op de volledigheid van de opbrengsten.

Het waardekringloopmodel ziet er bij een handelsonderneming als volgt uit:
Inkopen > voorraad > verkopen > debiteuren > ontvangsten > liquide middelen > betalingen > crediteuren > inkopen…

De soll-positie van de omzet (de omzet, zoals deze zou moeten zijn verantwoord in de administratie) kan als volgt worden bepaald op basis van het waardekringloopmodel: beginvoorraad + inkopen -/- eindvoorraad = verkopen.


Productiebedrijven

Er zijn grofweg vier verschillende productiebedrijven te onderkennen, waarbij het verband tussen de opgeofferde en verkregen waarden steeds minder duidelijk wordt:

  • Homogene massaproductie (Er wordt één product geproduceerd of meerdere producten, maar dan niet gelijktijdig maar in opeenvolgende processen)
  • Heterogene massaproductie (Er worden meerdere producten gelijktijdig gemaakt of één product in meerdere variëteiten)
  • Serie-stukproductie
  • Stukproductie

Het verband tussen de opgeofferde en verkregen waarden is bij homogene massaproductie het sterkst. Er kan in deze situatie namelijk op voorraad worden geproduceerd. Denk bijvoorbeeld aan een producent van wasmiddel. Doordat telkens hetzelfde product wordt geproduceerd zijn er harde ervaringsnormen beschikbaar. Het verband is bij stukproductie het zwakst, omdat er niet op voorraad kan worden geproduceerd. Denk bijvoorbeeld aan een producent van bruggen. Een brug dient afgestemd te worden op de wensen van de klant: lengte, vorm, kleur etc.. Doordat stukproductie geen repeterend karakter kent zijn er geen of minder ervaringsnormen bekend.

De specifieke kenmerken waar productieondernemingen veelal mee te maken hebben zijn:

  • Een technisch omzettingsproces, waardoor het verband tussen de opgeofferde en verkregen waarden afneemt
  • Kostprijscalculatie en productieresultaten (massaproductie: efficiency- en bezettingsverschillen en stukproductie: efficiency-, calculatie- en bezettingsverschillen).
  • Onderscheid tussen regie- en aangenomen werken

Waardekringloopmodel

Bij productieondernemingen is er ook een verband te onderkennen tussen de opgeofferde (grondstoffen) en verkregen waarden (gereed product). Het waardenkringloop kan derhalve ook worden gehanteerd om de volledigheid van de opbrengsten te waarborgen. Echter zal deze methode moeten worden aangevuld met aanvullende procedures, richtlijnen etcetera, omdat de relatie minder sterk is.

Het waardekringloopmodel ziet er bij productiebedrijven als volgt uit:
Inkopen > grondstoffen > productie > gereed product > verkopen > debiteuren > ontvangsten > liquide middelen > betalingen > crediteuren > inkopen.


Dienstverlenende bedrijven

Bij productiebedrijven werd telkens het waardenkringloopmodel gehanteerd als belangrijkste methode om de volledigheid van de opbrengsten vast te stellen. Dit wordt gedaan, omdat bij handelsondernemingen en productiebedrijven het bestaansrecht is gelegen in het toevoegen van waarde aan een goed. Er worden grondstoffen of halffabricaten ingekocht en vervolgens wordt er een product van gemaakt. Het eindproduct vertegenwoordigt meer waarde dan de ingekochte goederen samen. Bijvoorbeeld een producent van auto’s. Deze onderneming zal staal, banden etcetera inkopen en maakt er vervolgens een auto van die meer waarde vertegenwoordigt dan de verzameling van ingekochte onderdelen.

Bij dienstverlenende bedrijven is deze goederenbeweging niet of nauwelijks zichtbaar. Er wordt dan ook veelal gebruik gemaakt van de overige vier methoden:

Capaciteitsbeweging (specifiek gereserveerde ruimte)

Bij bijvoorbeeld een hotel kan er gewerkt worden met een leegstandscontrole. Er is sprake van specifiek gereserveerde ruimten.

Beginstand capaciteit + investeringen -/- desinvesteringen = eindstand capaciteit (aantal kamers)
Eindstand capaciteit -/- leegstand = verhuurde capaciteit
Verhuurde capaciteit * tarief = omzet, zoals die verantwoord zou moeten zijn in de administratie (soll-positie)

Bij een attractiepark kan er niet worden gewerkt met specifiek gereserveerde ruimten. Er dient in dit geval gekozen te worden voor een quasi-goederenbeweging. Het quasi-goed is niets anders dan een stuk papier, een muntje of iets dergelijks dat een waarde vertegenwoordigt in de vorm van een dienst. In het voorbeeld van het attractiepark is het toegangsbewijs dat je bij de kassa hebt gekocht het quasi-goed. Bij binnenkomst in het pretpark wordt dit quasi-goed ingenomen en krijgt u toegang tot het park. Door te werken met een quasi-goed is er weer een goederenbeweging op te stellen, zoals bij een handelsonderneming:

Beginvoorraad kaartjes + inkopen van kaartjes -/- eindvoorraad van de kaartjes = verkochte aantal kaartjes.
Aantal verkochte kaartjes * tarief = omzet, zoals die verantwoord zou moeten zijn in de administratie (soll-positie).

Contractcreatieregister

Wanneer een onderneming allerlei contracten afsluit voordat aan een opdracht wordt begonnen is de omzet, zoals die verantwoord zou moeten zijn in de administratie gelijk aan de prijzen die zijn afgesproken in de diverse contracten.

Urenbeweging

Een voorbeeld van een dienstverlenend bedrijf die de urenbeweging als methode voor de volledigheid van de omzet hanteert betreft een accountantskantoor. Hierbij geldt het volgende:

Pay time (uitbetaalde uren volgens de salarisadministratie) = shop time (aanwezige uren volgens de tijdsregistratie) = job time (directe uren volgens de tijdsregistratie) = invoice time (te factureren uren)
Invoice time * tarief = omzet, zoals die verantwoord zou moeten zijn in de administratie (soll-positie)

Inlichtingen derden

Bij inlichtingen aan derden moet u denken aan bedrijven die subsidies ontvangen van de overheid. Alle ontvangen subsidiebeschikkingen zouden gelijk moeten zijn aan de omzet, zoals verantwoord in de administratie.

Beoordeel deze pagina

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *