Vrijwel elke onderneming heeft bedrijfsmiddelen nodig om haar activiteiten uit te kunnen voeren. Een rijschool bijvoorbeeld zal een auto nodig hebben anders kunnen er geen lessen worden gegeven aan leerlingen die een rijbewijs willen behalen. De aankoop van een dergelijke auto zal zo’n € 30.000 kosten. De uitgaven van zo’n auto moeten veelal bij aankoop in één keer worden voldaan, maar dit betekent niet dat er ook voor € 30.000 aan kosten zijn gemaakt in het jaar van aankoop. Een auto gaat namelijk zo’n 5 jaar mee, waardoor het een vertekend beeld zou opleveren wanneer het gehele bedrag ad € 30.000 in één jaar wordt verantwoord en er vervolgens vier jaar geen kosten met betrekking tot de auto worden geboekt terwijl er wel gebruik van wordt gemaakt. De kosten dienen na rato van het gebruikt te worden verdeeld en dit gebeurd door middel van afschrijvingen.
Lineaire afschrijving
In de praktijk hanteert vrijwel elke onderneming de lineaire methode voor het afschrijven van materiële vaste activa. De lineaire methode houdt in dat de kosten lineair oftewel evenredig over de jaren worden verdeeld. Om dit te verduidelijken volgt hieronder een voorbeeld:
Een rijschool koopt een auto voor € 30.000 (aanschafwaarde) op 1 januari 2012 en de eigenaar van de rijschool verwacht dat hij deze auto 5 jaar (afschrijvingstermijn) kan gebruiken om rijlessen mee te geven. Na die 5 jaar is de auto niet meer geschikt als lesauto en zal de auto worden verkocht aan een derde partij. De rijschoolhouder verwacht dat hij de auto na 5 jaar nog kan verkopen voor € 5.000 (restwaarde).
De auto wordt 5 jaar gebruikt, waardoor de kosten voor het gebruik van deze auto ook over 5 jaren moet worden verdeeld. De afschrijving die elk jaar moet worden geboekt kan als volgt worden berekend: (aanschafwaarde – restwaarde) / afschrijvingstermijn. In dit voorbeeld bedraagt de afschrijving per jaar: (€ 30.000 – € 5.000) / 5 = € 5.000. Het afschrijvingspercentage bedraagt in dit voorbeeld derhalve: € 5.000 (afschrijving per jaar) / € 25.000 (aanschafwaarde – restwaarde) = 20%.
De uitgave op 1 januari 2012 bedraagt € 30.000, maar dit betekent niet dat op dat moment ook voor € 30.000 aan kosten worden geboekt in de financiële administratie. De afschrijving oftewel de kosten in verband met het gebruik van de auto bedragen in 2012 slechts € 5.000.
De journaalpost die wordt gemaakt van de aanschaf van de auto is (afgezien van omzetbelasting):
| GRB | Omschrijving | Debet | Credit |
|---|---|---|---|
| 0080 | Auto | 30.000 | – |
| 1100 | Bank | – | 30.000 |
Zoals u ziet zijn er nog geen kosten verantwoord (geen grootboekrekening in rubriek 4). De journaalpost die wordt gemaakt voor de afschrijving van de auto is:
| GRB | Omschrijving | Debet | Credit |
|---|---|---|---|
| 4830 | Afschrijvingskosten auto | 5.000 | – |
| 0085 | Cumulatieve afschrijvingen | – | 5.000 |
Nu ziet u dat er wel een grootboekrekening is gehanteerd in rubriek 4, waardoor er € 5.000 kosten zijn gemaakt. Deze journaalpost wordt ook gemaakt in de jaren 2, 3, 4 en 5. Totdat de auto is afgeschreven tot de restwaarde van € 5.000.
Beste,
hartelijk dank voor duidelijke uitleg. Maar ik heb echter nog een vraag. Hoe zit het met de inkoopfactuur. Moet deze gewoon zoals elk ander inkoopfactuur ingeboekt worden?
Goedemiddag LG
Journaalpost boeken inkoop factuur: Debet Credit
1600 Crediteuren 121.00
4410 Kantoorkosten 100.00
1450 Te vorderen BTW 21.00
Kantoorkosten is natuurlijk een voorbeeld daar gebruik je de juiste kostenpost met bijbehorend grootboek nummer voor.
Als de betaling op de bank verschijnt is de journaalpost:
1600 Crediteuren 121.00
1200 Banksaldo 121.00
Hallo, nog een vraagje
Als ik een nieuw technisch product heb ontwikkeld in privé, met welke journaalpost kan ik dan deze ontwikkelingskosten activeren als ik heb wil opvoeren in mijn BV? Uren registratie is aanwezig. Kan ik hier dan ook op afschrijven?
Groet Gerard
Geachte heer/ mevrouw,
Mag ik u de vraag stellen wat als ik de auto na volledig afschrijven bijvoorbeeld verkoop voor laat zeggen € 3.000,- maar ik ging ervan uit dat de restwaarde € 5.000.- wat mag ik dan doen met het verschil van € 2.000,-? Is dat te boeken als een vorm van verlies?
Hi Stefan,
Dat klopt. Dit verschil van EUR 2.000 mag je inderdaad als boekverlies verwerken. Op de pagina https://www.administratievoeren.nl/desinvesteren/ vind je de journaalpost die je maakt op het moment van verkoop.