Boekhoudregels


boekhoudregels

Een administratie voeren is niets anders dan het maken van journaalposten. Elke transactie die u als ondernemer doet kan worden vertaald in een journaalpost. Een journaalpost heeft als kenmerk dat er altijd een bedrag wordt gedebiteerd en een bedrag wordt gecrediteerd, waardoor de journaalpost per saldo in evenwicht is. Ter verduidelijking volgt hieronder een voorbeeld, waarbij de boekhoudregels worden toegepast die leiden tot een journaalpost.




Dagboek en grootboek

U bent een fietsenmaker en verkoopt een fiets aan een klant voor € 500 in contanten. De volgende journaalpost kan van deze transactie worden gemaakt (afgezien van omzetbelasting):

GRBOmschrijvingDebetCredit
1000Kas500
8000Omzet500

Zoals uit bovenstaande journaalpost blijkt is er een bedrag ad € 500 debet (aan de linkerzijde oftewel de grootboekrekening ‘kas’) en een bedrag ad € 500 credit geboekt (aan de rechterzijde oftewel de grootboekrekening ‘omzet’). Daarnaast ziet u dat er twee grootboekrekeningen bij de boeking zijn betrokken. De grootboekrekening ‘8000 Omzet fietsen’ en de grootboekrekening ‘1100 Kas’. Een administratie bestaat vaak uit tientallen grootboekrekeningen en geeft een optelling van alle debet- en creditboekingen die op de desbetreffende categorie hebben plaatsgevonden. Vindt er bijvoorbeeld naast de hiervoor beschreven verkoop van de fiets ad € 500 nog een verkoop van een fiets aan een klant plaats ad € 500 dan bedraagt het saldo van het grootboek ‘8000 Omzet fietsen’ € 1.000 credit. Vaak worden er dagboeken gebruikt om diverse soorten van eenzelfde transactie te boeken. Er wordt meestal een dagboek aangemaakt voor de inkooptransacties (het inkoopboek), verkooptransacties (verkoopboek), de bankboekingen (het bankboek) en overige boekingen (het memoriaal).

Boekhoudregels

Naast het hiervoor beschreven voorbeeld van een verkooptransactie zijn er nog tientallen andere transacties mogelijk. Denk bijvoorbeeld aan het inkopen van goederen en/of diensten, het muteren van de voorraad, het vormen van een voorziening, het opnemen van geld etcetera. Voor al deze transacties dienen journaalposten te worden gemaakt die vervolgens wordt vastgelegd in de financiële administratie. Er zijn hierdoor duizenden verschillende journaalposten te maken. U hoeft echter slechts vijf boekhoudregels te kennen wilt u al deze verschillende journaalposten kunnen maken. Deze vijf boekhoudregels zijn hieronder weergegeven:

TransactieDebiterenCrediteren
BezitToenameAfname
Eigen vermogenAfnameToename
SchuldAfnameToename
OpbrengstenAfnameToename
KostenToenameAfname

 

Deze vijf regels zijn van toepassing op alle journaalposten. Bij de verkoop van de fiets nemen de opbrengsten van de winkel (oftewel de omzet) toe. Een toename van de opbrengsten wordt volgens het schema credit geboekt. Ook wordt er door de verkoop van de fiets geld ontvangen. Geld is een bezitting en een toename van een bezitting wordt debet geboekt volgens de boekhoudregels. Door de debet- en creditboeking is de journaalpost weer in evenwicht.


Toepassing boekhoudregels

Ook de fietsenmaker uit ons voorbeeld betaald kosten voor het afnemen van elektriciteit. Gemakshalve gaan we er vanuit dat de gemaakte kosten voor elektriciteit € 400 per jaar bedragen en dat het bedrag contant wordt afgerekend aan de energiemaatschappij. Van deze transactie kan de volgende journaalpost worden gemaakt:

GRBOmschrijvingDebetCredit
4120Energiekosten400
1000Kas400

 

Nu neemt het geld als bezitting juist af dus wordt de kas gecrediteerd (credit geboekt). Het bedrag dat is betaald aan elektriciteit zijn kosten voor de fietsenmaker. Kosten worden bij een toename gedebiteerd, zoals ook blijkt uit de journaalpost.


Resultaat bepalen

Doordat sommige grootboekrekeningen balansrekeningen zijn en andere grootboekrekeningen betrekking hebben op de winst-en-verliesrekening ontstaat er een resultaat. Bezittingen, schulden en het eigen vermogen staan op de balans, terwijl opbrengsten en kosten thuishoren in de winst-en-verliesrekening. In bovenstaand voorbeeld betreffen de energiekosten en de omzet grootboekrekeningen van de winst-en-verliesrekening. De kas is een balansrekening. Als dit de enige mutaties zijn die in het jaar hebben plaatsgevonden dan wordt het resultaat als volgt bepaald. Hierbij moet worden vermeld dat debetbedragen positief in financiële overzichten worden weergegeven en credit bedragen negatief.

GRBOmschrijvingSaldo
1100Kas100
4120Energiekosten400
8000Omzet fietsen-500
Totaal0

 

In de vorm van een balans en een winst-en-verliesrekening ziet het er als volgt uit:

boekhoudregels

Het is belangrijk om de achterliggende journaalposten te kennen die een boekhoudprogramma veelal automatisch maakt. U bent hierdoor in staat om te toetsen of een boekhoudpakket die journaalposten maakt die u wenst te maken.

In bovenstaande voorbeelden is er eenvoudigheidshalve geen rekening gehouden met omzetbelasting. Voor een uitgebreid voorbeeld van een inkoop- en verkooptransactie (inclusief btw) gaat u naar de volgende pagina’s:




Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *