Op deze pagina wordt uitgelegd hoe u als ondernemer de aangifte inkomstenbelasting dient in te vullen. Dit doen we aan de hand van drie eenvoudige stappen:
Stap 1: het voeren van een boekhouding
Stap 2: opstellen balans en winst-en-verliesrekening
Stap 3: invullen aangifte inkomstenbelasting
Op deze manier is het voor iedereen mogelijk om zelfstandig de aangifte inkomstenbelasting te doen.
Stap 1: het voeren van een boekhouding in Excel
De kosten voor een boekhoudpakket wegen voor ZZP’ers vaak niet op tegen de voordelen. Als ZZP’er hoef je vaak slechts enkele bankafschriften, inkoopfacturen en verkoopfacturen te verwerken. Een alternatief voor een boekhoudpakket is het voeren van de administratie in Excel. Via onderstaande link treft u een Excel-sjabloon aan waarmee u eenvoudig uw boekhouding kunt voeren.
Dit Excel-model gaat er vanuit dat alle mutaties via de bank plaatsvinden. Inkoopfacturen worden betaald vanuit de bank en verkoopfacturen worden ontvangen via de bank. In kolom A geeft u aan wanneer een bepaalde transactie heeft plaatsgevonden. In kolom B kunt u eventueel het volgnummer invullen van uw bankafschrift, zodat u het originele bankafschrift snel terug kunt zoeken. In kolom C kiest u een omschrijving voor de transactie, bijvoorbeeld de naam van uw leverancier of afnemer inclusief het factuurnummer. Vervolgens kiest u in kolom D de grootboekrekening waar de transactie betrekking op heeft (‘8000 Omzet’ als het een ontvangst van een verkoopfactuur betreft, ‘4300 kantoorbenodigdheden’ als het de betaling van een crediteur betreft waar u kantoorartikelen heeft besteld, etc.). In kolom E geef je het bedrag in dat wordt betaald (als een positief bedrag invullen) of wordt ontvangen (als een negatief bedrag invullen). Vervolgens kies je de BTW-code in kolom F. De overige kolommen G t/m J vult het model zelf in.
Dit Excel bestand is ook zeer bruikbaar voor de aangifte omzetbelasting. Dien je bijvoorbeeld de aangifte over het eerste kwartaal in te dienen dan selecteer je alle regels in kolom G die betrekking hebben op de maanden januari t/m maart en je weet het bedrag aan af te dragen BTW over het eerste kwartaal. Door alle regels van het eerste kwartaal te selecteren in kolom H weet je het bedrag aan voorbelasting die je terug kunt claimen.
Inlezen bankmutaties
Om het helemaal makkelijk te maken kun je een export maken vanuit de bank, zodat je zelf niet de bankafschriften hoeft te boeken. Het enige wat je hoeft te doen is het toewijzen van de banktransacties aan een bepaald grootboekrekeningnummer, zodat Excel weet waar de ontvangst of uitgave betrekking op heeft.
Elke bank biedt tegenwoordig de mogelijkheid om de bankmutaties te downloaden. Bij de Rabobank kies je bijvoorbeeld voor ‘downloaden transacties’, waarna je de mutaties kunt downloaden in bijvoorbeeld een text of csv bestand. Deze bestanden zijn eenvoudig in te lezen met behulp van Excel. Kies hiervoor ‘Gegevens’ > ‘Van tekst’. Selecteer vervolgens het bestand (‘mut.txt’) en importeer het bestand door te kiezen voor gescheiden door komma’s.
Het ingelezen bestand dient vervolgens aangepast te worden afhankelijk van de persoonlijke situatie. Bent u bijvoorbeeld BTW-plichtig dan dient u een extra kolom in te voeren waarin u de BTW apart registeert.
Stap 2: opstellen balans en winst-en-verliesrekening
Wanneer je volgens één van bovenstaande methodes uw administratie over een heel jaar hebt gevoerd kunt u eenvoudig een balans en winst-en-verliesrekening opstellen door middel van een draaitabel.
Kies in Excel voor ‘Invoegen’ > ‘Draaitabel”. Selecteer vervolgens de gehele administratie en klik op ‘Ok’. In de lijst met draaitabelvelden selecteer je grootboekrekening bij rijlabels en Bij/Af (netto) bij waarden.
Er resteert vervolgens een eindtotaal. Dit bedrag bestaat uit de volgende componenten die je onder aan de draaitabel zelf handmatig moet toevoegen:
Bank: het saldo van de bank (positief)
Voorbelasting: het totale bedrag aan voorbelasting (positief)
Af te dragen btw: het totale bedrag aan af te dragen BTW (negatief)
Controleer of het eindtotaal volgens het draaitabel samen met de rekeningen bank, voorbelasting en af te dragen btw op nul uitkomt.
De balans bestaat uit de rekeningen 0000 t/m 3999 (inclusief de rekeningen bank, voorbelasting en af te dragen btw); de winst-en-verliesrekening uit de rekeningen 4000 t/m 9999. Wanneer je dus alle rekeningen selecteert met een grootboekrekeningnummer van 4000 t/m 9999 dan weet je het resultaat over het boekjaar waarover inkomstenbelasting moet worden betaald. Een negatief bedrag geeft hierbij een winst aan, terwijl een positief bedrag staat voor een verlies.
Let op: eventueel dienen er aanvullende correcties gemaakt te worden in de balans en winst-en-verliesrekening. Denk hierbij aan afschrijvingen, in privé betaalde zakelijke kosten etc.. Deze correcties kunt u handmatig doorvoeren. Voorbeelden van deze journaalposten kunt u vinden op deze website.
Stap 3: invullen en versturen van de aangifte inkomstenbelasting
Met behulp van de opgestelde balans en winst-en-verliesrekening kunt u de aangifte inkomstenbelasting invullen met behulp van het programma van de belastingdienst. Als ondernemer doet u aangifte voor de inkomstenbelasting via de site van de Belastingdienst.
Berekenen fiscale positie
In stap 2 hebben we een winst-en-verliesrekening (ook wel resultatenrekening) opgesteld. Het resultaat wat hieruit blijkt is (meestal) niet gelijk aan het bedrag waarover je als ondernemer inkomstenbelasting betaald. Ondernemers hebben namelijk recht op diverse aftrekposten, waardoor het belastbaar bedrag lager wordt dan het berekende resultaat. Er zijn echter ook kosten die niet of beperkt aftrekbaar zijn, waardoor het belastbaar bedrag juist wordt verhoogd. Onderstaand is een schema opgenomen met alle bijtellingen en aftrekposten waar je rekening mee moet houden.
| Fiscale positie | Bedrag |
|---|---|
| Resultaat boekjaar volgens financiële administratie | € xxx |
| 1) Niet aftrekbare bedragen: boetes | € xxx +/+ |
| 2) Beperkt aftrekbare bedragen (representatie) | € xxx +/+ |
| 3) Investeringsaftrek | € xxx -/- |
| Winst voor ondernemingsaftrek | € xxx |
| 4) Zelfstandigenaftrek | € xxx -/- |
| 5) Startersaftrek | € xxx -/- |
| Fiscale winst | € xxx -/- |
| 6) MKB-winstvrijstelling | € xxx -/- |
| Belastbare fiscale winst | € xxx |
| 7) AOV (arbeidsongeschiktheidsverzekering) premie | € xxx -/- |
| Verzamelinkomen | € xxx |
| 8) Algemene heffingskorting | € xxx -/- |
| 9) Arbeidskorting | € xxx -/- |
| Bedrag waarover inkomstenbelasting wordt berekend | € xxx |
