Op deze pagina laten we de journaalposten zien die gemaakt moeten worden bij het inkopen van goederen en het maken van kosten. Het voeren van een administratie is namelijk niets anders dan het maken van journaalposten. Voor een beginnerscursus boekhouden klikt u op deze link.

Op deze pagina maken we een onderscheid tussen het boeken van kostenfacturen en inkoopfacturen. Onder inkoopfacturen verstaan we goederen die een directe relatie hebben met de omzet. Bij een schoenenwinkel zijn dit de inkoopfacturen waarmee de ingekochte schoenen in rekening worden gebracht. Onder kostenfacturen worden bij een schoenenwinkel verstaan de facturen die betrekking hebben op alle overige kosten, waaronder kosten voor de automatisering, de accountant, het plaatsen van advertenties en dergelijke.

Boeken van inkopen / inkoopfacturen

Laten we de schoenenwinkel als voorbeeld nemen. Stel de eigenaar van de schoenenwinkel koopt 50 leren schoenen voor EUR 60,50 per stuk (inclusief omzetbelasting). Het tarief omzetbelasting bedraagt 21%. We kunnen van deze aankoop de volgende journaalpost maken:

Zoals uit de journaalpost blijkt wordt de voorraad opgeboekt. Het betreffen namelijk schoenen die bestemd zijn voor de verkoop. De schoenen worden in de winkel uitgestald en zijn dus aan te merken als voorraad waarover de onderneming beschikt. De inkoopwaarde van de omzet wordt dus nog niet opgeboekt. Dit wordt pas gedaan bij verkoop van de schoenen.

Ook zien we dat er een bedrag ad EUR 525 debet wordt geboekt op de grootboekrekening ‘te vorderen btw’. Dit bedrag is gelijk aan de btw die aan de schoenenwinkel in rekening is gebracht. De omzetbelasting die door leveranciers in rekening wordt gebracht kan namelijk als voorbelasting in aftrek worden genomen op de aangifte omzetbelasting. Door dit bedrag op een aparte grootboekrekening te boeken blijft inzichtelijk welk bedrag als voorbelasting kan worden teruggevraagd. Voor meer informatie over de omzetbelasting kunt u terecht op de pagina omzetbelasting.

Tot slot wordt de rekening crediteuren opgehoogd voor het totale factuurbedrag ad EUR 3.025. Dit bedrag dient namelijk betaald te worden aan de leverancier en wordt dus als schuld in de balans opgenomen. Op het moment dat de inkoopfactuur wordt betaald neemt de balanspost crediteuren weer af:

Boeken van kostenfacturen

Stel dat de schoenenwinkel een factuur krijgt voor het verbruik van elektriciteit van EUR 1.210 (inclusief 21% btw). Dit betreffen kosten die direct ten laste van het resultaat moeten worden gebracht. De volgende journaalpost kan van de kostenfactuur worden gemaakt:

Er ontstaat een soortgelijke journaalpost als van de inkoop van de schoenen. Echter wordt het inkoopbedrag exclusief omzetbelasting niet gedebiteerd op de balansrekening voorraad, maar komt het bedrag direct in de winst-en-verliesrekening onder de huisvestingskosten op de grootboekrekening energiekosten. De onderneming heeft namelijk de energiekosten al gemaakt, waardoor de kosten direct ten laste van het resultaat komen. Voor de omzetbelasting en de crediteuren geldt hetzelfde als wat is geschreven ten aanzien van het boeken van de inkoopfacturen.

Inkopen verwerken in boekhoudpakket

In een boekhoudpakket voert u veelal de gegevens in die op een inkoop- of kostenfactuur staan en dient u aan te geven waar de inkopen of kosten betrekking op hebben. Het boekhoudpakket maakt op de achtergrond dezelfde journaalposten, zoals in dit artikel beschreven. Boekhoudsoftware stelt u in staat om op eenvoudige wijze vele inkooptransacties gestructureerd vast te leggen en eenvoudig de BTW terug te vragen over alle gedane inkopen.