Op deze pagina wordt de functie verticaal zoeken in Excel uitgelegd met behulp van een voorbeeld. Stel u heeft een export van alle grootboekmutaties uit uw administratie. In dit overzicht zijn wel de dagboek- en grootboeknummers zichtbaar, maar in het overzicht zijn geen dagboek- en grootboekomschrijvingen opgenomen. Deze omschrijvingen met bijbehorende dagboek- en grootboeknummers heeft u wel beschikbaar in een ander Excel document of op een apart Excel werkblad. Met behulp van de functie ‘verticaal zoeken’ kunt u de ontbrekende omschrijvingen in het overzicht met grootboekmutaties opnemen.
Stel u beschikt over het onderstaande overzicht in Excel. In dit bestand zijn geen dagboek- en grootboekomschrijvingen opgenomen.
De dagboekomschrijvingen heeft u wel in een apart werkblad beschikbaar genaamd ‘dagboek’ (zie onderstaande afbeelding).
De grootboekomschrijvingen zijn beschikbaar in het tabblad ‘grootboek’ (zie onderstaande afbeelding).
Met behulp van de functie ‘verticaal zoeken’ gaan we allereerst de dagboekomschrijvingen toevoegen in het tabblad ‘mutaties’. De functie verticaal zoeken is als volgt opgebouwd: VERT.ZOEKEN(zoekwaarde; tabelmatrix; kolomindex_getal; benaderen). De ‘zoekwaarde’ betreft in het voorbeeld het dagboeknummer waarop we willen zoeken. We selecteren derhalve cel A2. De tabelmatrix is het gebied waarin Excel moet zoeken om ons dagboeknummer te vinden. We selecteren derhalve in het tabblad ‘dagboek’ het gehele bereik waarin de dagboeknummers en omschrijvingen zijn vastgelegd oftewel gebied A1:B5. Goed om te weten betreft het feit dat de verticaal zoeken functie in de eerste kolom van de tabelmatrix en zoekt de regel op die overeenkomt met de zoekwaarde. In de eerste kolom van de tabelmatrix moet dus altijd de zoekwaardes staan. Excel zoekt allereerst de zoekwaarde op en zoekt vervolgens verticaal naar de bijbehorende waarde. De waarde die Excel moet vinden staat in kolom 2 dus vullen we bij ‘kolomindex_getal’ 2 in. Vul bij benaderen ‘onwaar’ in.
Hetzelfde kunnen we doen voor de grootboekmutaties. Het resultaat ziet er dan als volgt uit:
