In dit hoofdstuk wordt de boekhoudkundige verwerking van voorraden besproken. Er bestaan vier categorieën voorraden, namelijk: grond- en hulpstoffen, onderhanden werk, gereed product / handelsgoederen en vooruitbetalingen op voorraden. Wij gaan ons in dit hoofdstuk alleen bezighouden met de verwerking van handelsgoederen.
Er zijn drie methoden die in de praktijk veel worden toegepast voor de boekhoudkundige verwerking van de voorraad handelsgoederen:
- 1) Éénmaal per jaar boeken van de voorraadmutatie
- 2) Voorraadmutatie boeken bij inkopen en verkopen (fifo-stelsel)
- 3) Voorraadmutatie tegen vaste verrekenprijs boeken bij inkopen en verkopen
De eerste methode is de meest eenvoudige echter geeft deze boekhoudkundige verwerking ook het minste inzicht. Het resultaat van een handelsonderneming wordt namelijk sterk beïnvloed door de hoeveelheid voorraad die aanwezig is. Echter wordt de voorraad slechts op één moment van het jaar bijgewerkt, waardoor er tussentijds geen inzicht bestaat in het gerealiseerde bedrijfsresultaat.
Eenmaal per jaar boeken van de voorraadmutatie
Veel kleine ondernemingen kiezen er voor om de voorraad slechts eens per jaar aan te passen. Vaak zal dit het moment zijn waarop de jaarrekening moet worden opgemaakt: op 31 december van het betreffende jaar. Het voordeel van deze methode is de eenvoud van de administratieve verwerking. Inkopen worden verantwoord onder de inkoopwaarde van de omzet en eens per jaar wordt de mutatie van de voorraad ook debet of credit geboekt op de inkoopwaarde van de omzet. Hierna volgt een sterk vereenvoudigd voorbeeld:
Tankstation ABC B.V. verkoopt benzine. Op 1 januari 2014 hebben zij een voorraad benzine van 10.000 liter welke is ingekocht voor € 1,50 per liter. De inkoopprijs van benzine bedraagt per 31 december 2012 € 1,60 per liter. Over 2014 vinden de volgende inkopen en verkopen plaats:
Januari: inkoop van 5.000 liter benzine voor € 1,70 per liter (excl. BTW)
April: verkoop van 8.000 liter voor € 1,80 per liter (excl. BTW)
September: inkoop van 5.000 liter benzine voor € 1,60 per liter (excl. BTW)
December: verkoop van 7.000 liter benzine voor € 1,70 per liter (excl. BTW)
De data waarop de inkopen en verkopen plaats hebben gevonden is gelijk aan de data waarop de inkoopfactuur is ontvangen c.q. de verkoopfactuur is verstuurd. Alle inkopen en verkopen geschieden op rekening. De omzetbelasting bedraagt 21%. De journaalposten van de inkopen, verkopen en voorraadmutatie is als volgt:
Januari: inkoop van 5.000 liter benzine voor € 1,70 per liter (excl. BTW)
| Grootboek | Omschrijving | Debet | Credit |
|---|---|---|---|
| 7000 | Inkoopwaarde van de omzet | 8.500 | – |
| 1520 | Te vorderen BTW | 1.785 | – |
| 1600 | Crediteuren | – | 10.285 |
April: verkoop van 8.000 liter voor € 1,80 per liter (excl. BTW)
| Grootboek | Omschrijving | Debet | Credit |
|---|---|---|---|
| 8000 | Omzet | – | 14.400 |
| 1500 | Af te dragen BTW | – | 3.024 |
| 1300 | Debiteuren | 17.424 | – |
September: inkoop van 5.000 liter benzine voor € 1,60 per liter (excl. BTW)
| Grootboek | Omschrijving | Debet | Credit |
|---|---|---|---|
| 7000 | Inkoopwaarde van de omzet | 8.000 | – |
| 1520 | Te vorderen BTW 21% | 1.680 | – |
| 1600 | Crediteuren | – | 9.680 |
December: verkoop van 7.000 liter benzine voor € 1,70 per liter (excl. BTW)
| Grootboek | Omschrijving | Debet | Credit |
|---|---|---|---|
| 8000 | Omzet | – | 11.900 |
| 1500 | Af te dragen BTW 21% | – | 2.499 |
| 1300 | Debiteuren | 14.399 | – |
Voorraadmutatie per 31 december
De voorraad bedraagt per 31 december: 10.000 (beginvoorraad) + 5.000 (inkopen januari) – 8.000 (verkopen april) + 5.000 (inkopen september) – 7.000 (verkopen december) = 5.000 liter tegen een inkoopprijs van € 1,60. De waarde van de voorraad bedraagt derhalve per 31 december 2014: 5.000 liter * € 1,60 = € 8.000, terwijl de voorraad per 1 januari 2014: 10.000 liter * € 1,50 = € 15.000. De voorraad is gedurende het jaar afgenomen met: € 15.000 – € 8.000 = € 7.000. Hiervan wordt het volgende gejournaliseerd:
| Grootboek | Omschrijving | Debet | Credit |
|---|---|---|---|
| 3000 | Voorraad benzine | – | 7.000 |
| 7090 | Voorraadmutatie (presenteren onder inkoopwaarde) | 7.000 | – |
De voorraad benzine op grootboekrekening # 3000 wordt slechts één keer per jaar aangepast. Dit betekent dat het moeilijk is om op een bepaald moment het bedrijfsresultaat te bepalen. Grootboekrekening #3000 representeert altijd de technische voorraad oftewel de werkelijk in het bedrijf aanwezige voorraad. Niet te verwarren met de economische voorraad. De economische voorraad betreft de voorraad waarover een bedrijf prijsrisico loopt. Het bestaat uit de technische voorraad vermeerderd met de nog te ontvangen inkopen verminderd met de nog uit te voeren, reeds afgesloten verkopen.
Het per inkoop- en verkooptransactie muteren van de voorraad geeft het beste inzicht. Hiervoor kunt een boekhoudprogramma hanteren die dit automatisch voor u doet. Lees het volgende artikel voor meer informatie over het periodiek muteren van de voorraad.