Een voorziening wordt gevormd voor verplichtingen die in de toekomst worden afgewikkeld, waarvan niet bekend is in welke omvang en/of wanneer de verplichtingen zullen ontstaan. Een voorbeeld betreft de garantievoorziening. Deze voorziening wordt gevormd, omdat een onderneming verwacht in de toekomst uitgaven te moeten doen in verband met defecte producten die onder de garantietermijn vallen (verplichting). Echter is het onzeker hoeveel producten defect zullen gaan en wanneer dit zal gebeuren. Op balansdatum zal voor deze toekomstige verplichtingen een voorziening worden gevormd.
Voorwaarden voorziening
Een ander soort voorziening die in Nederland is toegestaan betreft de voorziening die zorgt voor een gelijkmatige verdeling van lasten over een aantal boekjaren. Dit is alleen toegestaan indien een uitgave eens in de paar jaar voorkomt, maar wel betrekking heeft op alle boekjaren. Een voorbeeld betreft de voorziening groot onderhoud. Er moet bijvoorbeeld om de 5 jaar onderhoud worden gepleegd aan het dak van een bedrijfspand. Het zou een vertekend beeld geven om in het jaar waarin het onderhoud wordt uitgevoerd de gehele last te verantwoorden, omdat het dak ieder jaar in een slechtere staat raakt en het onderhoud derhalve betrekking heeft op alle 5 jaren.
Zoals zojuist besproken zijn er een aantal voorwaarden waaraan moet worden voldaan om een voorziening te mogen vormen. Aan de volgende voorwaarden moet worden voldaan onder de Nederlandse verslaggevingsvoorschriften:
- de rechtspersoon heeft een verplichting;
- het is waarschijnlijk dat voor de afwikkeling van die verplichting een uitstroom van middelen noodzakelijk is;
- er kan een betrouwbare schatting worden gemaakt van de omvang van de verplichting.
Voorziening groot onderhoud
De voorziening groot onderhoud betreft een zogenaamde egalisatierekening. Het heeft ten doel om de kosten van een grote uitgave evenredig te verdelen over de jaren. Om het principe te verduidelijken volgt hierna een voorbeeld.
Onderneming XYZ B.V. heeft een groot bedrijfspand in haar bezit om haar ondernemingsactiviteiten uit te kunnen voeren. Het dak van dit bedrijfspand heeft om de 5 jaar een onderhoudsbeurt nodig om lekkages en andere vervelende ongemakken te voorkomen. Het uit te voeren onderhoud bedraagt eens per 5 jaar € 60.000 (exclusief omzetbelasting oftewel btw). Na 5 jaar, op 31 december 2012, wordt het onderhoud uitgevoerd en ontvangt de onderneming een factuur voor een totaalbedrag van € 70.180 (inclusief 21% btw).
Indien geen gebruik zou worden gemaakt van de voorziening voor groot onderhoud dan vertonen de onderhoudskosten per jaar het volgende beeld:
2008: € 0
2009: € 0
2010: € 0
2011: € 0
2012: € 60.000
Dit geeft een vertekend beeld aangezien het onderhoud wordt uitgevoerd, omdat het dak ieder jaar in een slechtere staat komt te verkeren. De voorziening voor groot onderhoud zorgt er voor dat de kosten gelijkmatig over de jaren wordt verdeeld, zodat grote schommelingen in het resultaat eveneens worden voorkomen:
2008: €12.000
2009: €12.000
2010: €12.000
2011: €12.000
2012: €12.000
Om tot deze evenredige verdeling van lasten over de jaren te komen wordt maandelijks de volgende journaalpost gemaakt:
| Grootboek | Omschrijving | Debet | Credit |
|---|---|---|---|
| 4105 | Onderhoud gebouwen | 1.000 | – |
| 0800 | Voorziening groot onderhoud | – | 1.000 |
Er wordt maandelijks € 1.000 gedoteerd aan de voorziening. De totale onderhoudskosten na 5 jaar bedragen namelijk: € 60.000. Er dient derhalve een bedrag per jaar van € 60.000 / 5 = € 12.000 te worden verantwoord. Dit komt neer op € 12.000 / 12 maanden = € 1.000 per maand.
Na 5 jaar volgt de factuur voor de uitgevoerde onderhoudskosten, waaruit blijkt dat het onderhoud € 58.000 bedraagt. De journaalpost van de betaling van deze factuur luidt als volgt:
| Grootboek | Omschrijving | Debet | Credit |
|---|---|---|---|
| 0800 | Voorziening groot onderhoud | 58.000 | – |
| 1520 | Te vorderen BTW | 12.180 | – |
| 1100 | Bank | – | 70.180 |
De voorziening bedraagt na deze boeking nog: € 2.000 (€ 60.000 was voorzien verminderd met de betaalde onderhoudskosten ad € 58.000). Dit bedrag kan worden gecrediteerd op de rekening onderhoudskosten. Hierdoor bedragen de onderhoudskosten in het 5e jaar feitelijk € 10.000. Dit bedrag wijkt af van de € 12.000 die in de andere boekjaren zijn verantwoord. Dit wordt veroorzaakt, doordat de inschatting van het management niet geheel juist is geweest.
Graag wil ik vernemen wat voor een voorziening men kan treffen in een groothandel van food artikelen.(levensmiddelen)
Je kunt een voorziening nemen op de voorraad food artikelen.
Ik ben op zoek naar informatie over Schadereserver voor Verzekeringsmaatschappijen. Hoe moet ermee worden omgegaan, met name met de vrijval van de reserve?
Blijf ik in die 5 jaar de afschrijving van het bestaande dak boeken? Dat zou betekenen dat ik dubbele kosten heb.
Dag KAM,
je blijft inderdaad de afschrijving boeken, deze twee zaken staan boekhoudkundig los van elkaar.
Als ik in 2022 een groot onderhoud moet doen waardoor het volgende groot onderhoud pas over 10 jr plaats vindt en ik had hier geen voorziening voor opgenomen.
Kan de rekening dan alsnog worden via afschrijving worden genomen de komende 10 jr en direct starten met een Voorziening groot onderhoud zodat je over 10 jaar deze kunt gebruiken en er niet meer via afschrijvingen kosten worden genomen?
Dag, stel ik heb een voorlopig koopcontract getekend voor een bedrijfspand en dat wordt pas in het volgende boekjaar geleverd (en betaald).
Hoe moet deze “afname” verplichting worden geboekt in de balans van het jaar van koop?
En wat neem je op aan de passiefzijde? Kortlopende verplichting?
Ik kom er niet goed uit
Graag een reactie
Beste Han,
Dit is afhankelijk van de condities in het contract, maar in principe neem je nog niets op in de boekhouding. Wel zul je in de jaarrekening een “niet uit de balans blijkende verplichting” opnemen waarmee gebruikers worden geïnformeerd over de koop van het bedrijfspand. Zie ook administratievoeren.nl/investeren
Wil je de verplichting toch registreren in de administratie dan zou je de volgende boeking moeten maken:
Nog te ontvangen actief (balansrekening, debet)
AAN Nog te betalen inkoopfactuur (balansrekening, credit)
Ik werk sinds kort bij een bedrijf met in een boekhouding 2 banken met euro en dollar. Nu heb vd dollar rekening geld overgemaakt naar de eurorekening. Op kruisposten geboekt. Hoe krijg ik nu dat verschil weg? Dus 1000 dollar overgemaakt en 800 euro ontvangen. Kan ik niet met koersverschillen wegboeken want dat is het eigenlijk niet. Hoe krijg ik dat verschil op kruisposten weg?
Beste Ernstg,
In principe voer je een Nederlandse administratie in euro’s. Dit betekent dat je alle transacties op een dollar rekening moet omrekenen in euro’s. Hiervoor gebruik je de koers op transactiedatum. In de beschreven situatie is de EUR/USD koers 1,25 op het moment van transactie. Wanneer je de 1000 dollar omrekent is het 800 euro waard. Er staat hierdoor zowel 800 euro vanuit de USD rekening als 800 euro vanuit de EUR rekening op kruisposten. Per saldo loopt de kruisposten rekening hierdoor op nul. Kijk ook eens op de pagina //www.administratievoeren.nl/kruisposten/